Inhoudsopgave
- “We verliezen de volledige controle over ons schema”
- “Huisdiereigenaren weten niet hoe ze het moeten gebruiken.”
- “We kunnen nieuwe klanten niet online beheren.”
- “Online reserveringen kunnen dubbele reserveringen veroorzaken.”
- “We zullen het menselijke contact met onze klanten verliezen.”
- “We hebben geen tijd om Vetstoria te implementeren.”
- “Online reserveren is inbegrepen in de software die we al hebben.”
- “Een nieuwe software zal moeilijk te gebruiken zijn.”
- “Online reserveringsplatform is te duur voor ons of het geld niet waard.”
- “Huisdiereigenaren kunnen online een spoedafspraak maken.”
Bekijk de video hieronder om onze eigen medeoprichter Julien Poublon te horen praten over mythes over online reserveren.
Laat het concept van online reserveren je denken, “Nee, dat is vragen om problemen”?
Als we met praktijkteams spreken en laten zien wat Vetstoria kan doen, zijn ze vaak onder de indruk dat het tijd kan besparen en de klantervaring kan verbeteren, en kunnen ze niet wachten om te beginnen. We lopen echter soms tegen bezwaren aan – totdat de kliniek resultaten ziet.
Hier zijn negen veelvoorkomende misvattingen en mythes over online reserveringen en Vetstoria – en de waarheid.
1. “We verliezen de volledige controle over ons schema.”
Met Vetstoria behoudt u de controle over de afsprakenplanning van uw dierenartsenpraktijk. We hebben ons platform door de jaren heen zorgvuldig ontwikkeld met geavanceerde aanpassingsopties die precies voldoen aan de unieke behoeften van uw kliniek.
Het eindresultaat? Afspraken worden gereserveerd met nauwkeurige timing en de juiste duur, zodat elke patiënt de nodige aandacht krijgt. U kunt bijvoorbeeld meer tijd toekennen aan ziekteafspraken dan aan routinevaccinaties, zodat u optimale zorg voor elk geval kunt garanderen.
Afspraken met honden worden niet doorgeschoven naar katvriendelijke uren en we zorgen ervoor dat een dierenarts die allergisch is voor konijnenhaar niet beschikbaar is voor consulten met konijnen. Tijdens het onboarding proces geven we prioriteit aan samenwerking en het begrijpen van uw vereisten. Het platform gaat pas live nadat u de functionaliteit ervan grondig hebt getest en goedgekeurd, zodat u volledig vertrouwen heeft voordat u de sprong waagt.
2. “Huisdiereigenaren weten niet hoe ze het moeten gebruiken.”
We begrijpen de bezorgdheid dat huisdiereigenaren per ongeluk de verkeerde optie zouden kunnen selecteren tijdens het gebruik van het platform. Om dit aan te pakken, hebben we verschillende mechanismen geïmplementeerd om misverstanden te voorkomen en een soepel reserveringsproces te garanderen.
Wanneer een eigenaar van een huisdier een afspraakoptie selecteert, zoals vaccinatie of consultatie, geven we een duidelijk en specifiek bericht weer om mogelijke verwarring te voorkomen. Bovendien krijgen huisdiereigenaren, voordat ze een afspraak maken, een disclaimer te zien die ze moeten bevestigen door een selectievakje aan te vinken waarmee ze aangeven dat ze de informatie hebben gelezen en begrepen.
3. “We kunnen nieuwe klanten niet online beheren.”
Het beheren van nieuwe klanten is eigenlijk een van onze sterke punten, en ons platform kan het hele proces stroomlijnen om te zorgen voor een naadloze ervaring voor zowel u als de nieuwe huisdiereigenaar.
Met Vetstoria kunt u het verzamelen van gegevens over huisdiereigenaren automatiseren. Dit helpt om het aantal telefoontjes om informatie over nieuwe klanten te krijgen te verminderen en een persoonlijke service te bieden.
Daarnaast kunt u nieuwe klanten vragen om vooraf te betalen als ze online een afspraak maken. Deze vooruitbetalingsfunctie dient als maatregel om no-shows te voorkomen, zodat u uw tijd effectief gebruikt.
4. “Online reserveringen kunnen dubbele reserveringen veroorzaken.”
U kunt Vetstoria integreren met uw PIMS, om afspraken in realtime te synchroniseren. Zo blijft uw receptionistenteam op de hoogte van alle reserveringen en voorkomt u mogelijke planningsconflicten.
Tijdens het reserveringsproces houden we rekening met twee cruciale factoren om nauwkeurigheid te garanderen. Ten eerste controleren we bij het aanbieden van beschikbare tijdslots aan huisdiereigenaren de gegevens in jullie PIMS om er zeker van te zijn dat die slots echt beschikbaar zijn.
Daarnaast voert Vetstoria nog een live dubbelcheck uit met uw PIMS zodra een huisdiereigenaar de afspraak heeft bevestigd, om er zeker van te zijn dat er geen dubbele reserveringen zijn. Dit garandeert dat u een georganiseerde en efficiënte planning hebt, die een betrouwbare reserveringservaring biedt voor zowel uw team als uw gewaardeerde klanten.
5. “We zullen het menselijke contact met onze klanten verliezen.”
We onderzochten 104 dierenartspraktijken om te ontdekken of dit het geval was. Verliest online afspraken maken de persoonlijke benadering? En hoe beïnvloedt dit de ervaring van de huisdiereigenaren?
De resultaten spreken voor zich. 86% van de onderzochte praktijken rapporteerde positieve feedback van hun klanten. En meer dan 85% van de praktijken zegt dat online reserveren meer is dan alleen tijd besparen en een positieve invloed heeft op het serviceniveau dat ze bieden aan huisdiereigenaren. Hier volgt een citaat van een dierenartsenpraktijk die online reserveren gebruikt:
“Als de telefoon niet constant rinkelt, kunnen we de tijd nemen voor elk telefoontje in plaats van het gevoel te hebben dat het een lopende band is.”
Zephanie, dierenarts en directeur, Shepherds the Vets, Wales
Praktijken die online reserveren, zien tevredenheidspercentages van meer dan 94% (Vetstoria-gegevens, 2022). Daarom hebben luchtvaartmaatschappijen, restaurants, kappers en bioscopen dit al lang geleden ingevoerd: Het bespaart tijd voor hun teams en klanten vinden het handig. Dus waarom niet?
6. “We hebben geen tijd om Vetstoria te implementeren.”
Vetstoria kan pas na 1-2 telefoontjes worden ingesteld. Dat is tijd die u binnen een dag na het live gaan met Vetstoria terugkrijgt. Om het u gemakkelijk te maken, hebben we een toegewijd team dat u helpt Vetstoria in te stellen volgens de behoeften van uw praktijk. Vetstoria-klantSt. Francis Veterinary Hospital was binnen 72 uur na het aanmelden live met Vetstoria – een bewijs van hoe snel het is om met Vetstoria aan de slag te gaan.
Lees in de onderstaande video hoe gemakkelijk het voor Petsadena was om Vetstoria op te zetten.
7. “Online reserveren is inbegrepen in de software die we al hebben.”
Er bestaat veel verwarring tussen het online reserveren van een afspraak en het online aanvragen van een afspraak. Online reserveren houdt in dat de klant in realtime de beschikbaarheid van uw praktijkagenda ziet, een afspraak kan kiezen en reserveren, en direct een bevestiging ontvangt op het moment van reserveren.Een afspraak aanvragen houdt meestal in dat een klant een specifiek tijdslot aanvraagt voor een afspraak, waarop uw team reageert wanneer het kan.
Leeshieronze blog voor meer informatie over het verschil tussen het online aanvragen en reserveren van een afspraak.
Dus tenzij uw PIMS onmiddellijke bevestiging biedt – geen werk voor uw team – heeft u nog steeds een online boekingsplatform zoals Vetstoria nodig.
Vetstoria integreert met meer dan 30 PIMS, vind die van u hier.
8. “Een nieuwe software zal moeilijk te gebruiken zijn.”
Het beste aan Vetstoria is dat het op de achtergrond werkt. Zodra u het hebt aangesloten op uw praktijkmanagementsysteem en het hebt geconfigureerd, hoeft u niet meer in te loggen bij Vetstoria, tenzij u wijzigingen wilt aanbrengen of een nieuwe functie wilt uitproberen.
We hebben een groot team van vriendelijke ex-dierenartsen die u door het installatieproces heen loodsen en een supportteam dat u op elk gewenst moment kan helpen bij het maken van aanpassingen, dus u bent in veilige handen en u hoeft nergens bang voor te zijn. We bieden ook lesmateriaal aan via onze kennisbank en regelmatige webinars over productupdates en functies, zodat u op de hoogte blijft.
9. “Online boekingsplatform is te duur voor ons of is het geld niet waard.”
Als het verminderen van het aantal telefoontjes, het besparen van administratietijd, het geven van een goede ervaring aan uw klanten en het verhogen van de omzet niet de moeite waard is, kijk dan wat Danielle over ons te zeggen had.
“Vetstoria heeft een enorme invloed gehad op de manier waarop we bij Calder Vets werken. Het boekingssysteem heeft de druk op onze telefoonlijnen en medewerkers verminderd. Sinds we Vetstoria gebruiken, zien we een toename in positieve opmerkingen via onze feedbackservice, vooral met betrekking tot het gemak van boeken en de responspercentages.”
– Daniëlle Cooper, praktijkmanager bij Calder Vets
10. “Huisdiereigenaren kunnen online een spoedafspraak maken.”
Dit is een veelvoorkomende zorg onder onze klanten, maar wees gerust, dergelijke voorvallen komen gewoon niet voor. Vetstoria verwerkt meer dan een miljoen afspraken per jaar, de vlekkeloze uitvoering van ons systeem is een bewijs van de betrouwbaarheid ervan.
Om dit potentiële probleem aan te pakken, hebben we standaard preventie ingesteld voor boekingen van chirurgische ingrepen en spoedafspraken. Huisdiereigenaren kunnen deze opties niet selecteren zonder specifieke toestemming.
We hebben een onderdeel toegevoegd waar huisdiereigenaren een reden voor de afspraak moeten opgeven. Dit gedeelte wordt automatisch gescreend op specifieke trefwoorden en stelt ons in staat om een afspraak te blokkeren of relevant advies te geven voordat de eigenaar van het huisdier de boeking afrondt.
Wilt u eens praten met een van onze consultants voor praktijkmanagement om te zien of Vetstoria iets voor u is?
About the author
