Inhoudsopgave
- “Wir werden komplett die Kontrolle über unseren Terminplan verlieren”
- “Tierhalter werden damit nicht klarkommen”
- “Wir können neue Kunden nicht online verwalten”
- “Online-Buchungen können zu Doppelbuchungen führen”
- “Wir werden den menschlichen Kontakt zu unseren Kunden verlieren”
- “Wir haben keine Zeit, um Vetstoria einzuführen”
- “Online-Buchungen sind bereits in unserer Software enthalten”
- “Eine neue Software wird schwierig zu bedienen sein”
- “Die Online-Buchungsplattform ist für uns zu teuer oder das Geld nicht wert”
- “Tierhalter könnten online einen Notfalltermin vereinbaren”
Um ein Video von unserem Mitbegründer Julien Poublon anzusehen, in dem er über Mythen rund um Online-Buchungen spricht, schauen Sie sich das Video unten an.
Wenn Sie an Online-Buchungen denken, kommt Ihnen dies in den Sinn: „Lieber nicht, das bringt nur Ärger“?
Wenn wir mit Praxisteams sprechen und ihnen zeigen, was Vetstoria für sie leisten kann, sind sie oft davon beeindruckt, dass es Zeit spart und das Kundenerlebnis verbessert. Oftmals können sie es kaum erwarten, loszulegen. Manchmal stoßen wir jedoch auf Einwände – bis die Praxis erste Ergebnisse sieht.
Hier finden Sie neun weit verbreitete Missverständnisse und Klischees über Online-Buchungen und Vetstoria – und auch die Wahrheit.
1. “Wir werden komplett die Kontrolle über unseren Terminplan verlieren”
Mit Vetstoria behalten Sie die Kontrolle über die Terminvergabe in Ihrer Tierarztpraxis. Wir haben unsere Plattform im Laufe der Jahre sorgfältig entwickelt und mit raffinierten Anpassungsoptionen versehen, die genau auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Praxis abgestimmt sind.
Das Endergebnis? Die Termine werden korrekt und mit ausreichend Zeit gebucht, damit jeder Patient die nötige Aufmerksamkeit erhält. So können Sie z. B. für kranke Patienten mehr Zeit einplanen als für Routineimpfungen, um eine optimale Versorgung in jedem Fall zu gewährleisten. Termine für Hunde werden nicht in katzenfreundliche Zeiten verlegt, und wir stellen sicher, dass ein Tierarzt, der gegen Kaninchenhaare allergisch ist, nicht für Kaninchensprechstunden zuständig ist. Während des gesamten Einarbeitungsprozesses legen wir großen Wert auf die Zusammenarbeit und das Verständnis Ihrer Anforderungen. Die Plattform wird erst dann in Betrieb genommen, wenn Sie die Funktionen gründlich getestet und für gut befunden haben, damit Sie sich auf die Plattform verlassen können.
2. “Tierhalter werden damit nicht klarkommen”
Wir verstehen die Angst, dass Tierhalter bei der Nutzung der Plattform versehentlich die falsche Option auswählen können. Deshalb haben wir mehrere Funktionen eingeführt, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Buchungsprozess zu gewährleisten.
Wenn ein Tierhalter eine Terminoption auswählt, z. B. Impfung oder Beratung, zeigen wir eine eindeutige Meldung an, um mögliche Unklarheiten zu beseitigen. Bevor der Tierhalter einen Termin buchen kann, wird ihm außerdem ein Haftungsausschluss angezeigt. Durch Anhaken des Kontrollkästchens muss bestätigt werden, dass die Informationen gelesen und verstanden wurden.
3. “Wir können neue Kunden nicht online verwalten”
Das Verwalten neuer Kunden ist eine unserer Stärken, und unsere Plattform kann den gesamten Prozess straffen, damit das Ganze sowohl für Sie als auch für den neuen Tierhalter reibungslos verläuft.
Mit Vetstoria können Sie die Erfassung der Daten von Tierbesitzern automatisieren. So müssen Sie weniger Anrufe tätigen, um Informationen über neue Kunden einzuholen, und können einen personalisierten Service anbieten.
Außerdem können Sie von neuen Kunden Vorauszahlungen verlangen, wenn sie ihren Termin online buchen. Diese Vorauszahlungsfunktion dient als Maßnahme, um zu verhindern, dass ein Termin nicht wahrgenommen wird, sodass Sie Ihre Zeit effektiv nutzen können.
4. “Online-Buchungen können zu Doppelbuchungen führen”
Sie können Vetstoria mit Ihrem PIMS verknüpfen, um Termine in Echtzeit zu synchronisieren. Auf diese Weise bleibt Ihr Empfangsteam über alle Buchungen auf dem Laufenden und vermeidet mögliche Planungskonflikte.
Während des Buchungsprozesses berücksichtigen wir zwei entscheidende Faktoren, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Erstens: Wenn wir Tierhaltern verfügbare Zeitfenster anbieten, gleichen wir diese mit den Daten in Ihrem PIMS ab, um sicherzustellen, dass diese Zeitfenster auch wirklich verfügbar sind.
Außerdem führt Vetstoria nach der Bestätigung des Termins durch den Tierhalter einen weiteren Echtzeit-Abgleich mit Ihrem PIMS durch, um sicherzustellen, dass es keine Doppelbuchungen gibt. Dies garantiert, dass Sie einen gut organisierten und effizienten Zeitplan aufrechterhalten, der sowohl Ihrem Team als auch Ihrer geschätzten Kundschaft eine zuverlässige Buchungserfahrung bietet.
5. “Wir werden den menschlichen Kontakt zu unseren Kunden verlieren”
Wir haben 104 Tierarztpraxen befragt, um herauszufinden, ob dies tatsächlich der Fall ist. Führt die Online-Terminbuchung zu einem Verlust des persönlichen Kontakts? Und wie wirkt sich dies auf die Erfahrungen der Tierhalter aus?
Die Ergebnisse sprechen für sich. 86 % der befragten Praxen berichteten über positives Feedback von ihren Kunden. Und mehr als 85 % der Praxen gaben an, dass die Online-Buchung nicht nur Zeit spart, sondern sich auch positiv auf das Serviceniveau auswirkt, das sie den Tierhaltern bieten. Hier ein Zitat aus einer Tierarztpraxis, die Online-Buchungen benutzt:
“Ohne das ständige Klingeln des Telefons können wir uns für jeden Anruf Zeit nehmen und fühlen uns nicht wie am Fließband.”
Zephanie, Tierärztin und Geschäftsführer, Shepherds the Vets, Wales
Praxen, die Online-Buchungen anbieten, verzeichnen Zufriedenheitsraten von über 94 % (Daten von Vetstoria, 2022). Aus diesem Grund haben Fluggesellschaften, Restaurants, Friseure und Kinos dies schon vor langer Zeit eingeführt: Ihre Teams sparen Zeit, und die Kunden finden es praktisch. Warum also nicht?
6. “Wir haben keine Zeit, um Vetstoria einzuführen”
Für die Einrichtung von Vetstoria sind etwa 1-2 Anrufe erforderlich. Diese Zeit erhalten Sie innerhalb eines Tages nach Inbetriebnahme von Vetstoria zurück. Um die Dinge zu vereinfachen, haben wir ein spezialisiertes Team, das Ihnen hilft, Vetstoria so einzurichten, dass es Ihren Praxisanforderungen entspricht. Unser Kunde, das St. Francis Veterinary Hospital, war innerhalb von 72 Stunden nach der Anmeldung mit Vetstoria online – ein Beweis dafür, wie schnell der Start mit Vetstoria geht.
Erfahren Sie im folgenden Video, wie einfach es für Petsadena war, Vetstoria einzurichten.
7. “Online-Buchungen sind bereits in unserer Software enthalten”
Oft werden Online-Terminbuchungen und Online-Terminanfragen verwechselt. Bei der Online-Buchung sieht der Kunde die Verfügbarkeit Ihres Praxiskalenders in Echtzeit, wählt einen Termin aus und bucht ihn, und erhält zum Zeitpunkt der Buchung eine sofortige Bestätigung. Bei einer Terminanfrage bittet der Kunde in der Regel um ein bestimmtes Zeitfenster für einen Termin, auf das Ihr Team antwortet, sobald es ihm möglich ist.
Wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen einer Terminanfrage und einer Online-Buchung erfahren möchten, lesen Sie unseren Blog hier.
Wenn Ihr PIMS also keine sofortige Bestätigung anbietet – keine Arbeit für Ihr Team – dann brauchen Sie immer noch eine Online-Buchungsplattform wie Vetstoria.
8. “Eine neue Software wird schwierig zu bedienen sein”
Das Beste an Vetstoria ist, dass es im Hintergrund arbeitet. Sobald Sie es mit Ihrem Praxisverwaltungssystem verbunden und konfiguriert haben, müssen Sie sich nicht mehr in Vetstoria einloggen, es sei denn, Sie möchten Änderungen vornehmen oder eine neue Funktion ausprobieren.
Wir verfügen über ein großes Team freundlicher ehemaliger Tierärzte, die Sie durch den Installationsprozess führen, und über ein Support-Team, das Ihnen bei allen erforderlichen Anpassungen hilft, wann immer Sie es wünschen – Sie sind also in sicheren Händen und haben nichts zu befürchten. Außerdem bieten wir Ihnen Lernmaterial über unsere Wissensdatenbank und regelmäßige Webinare zu Produktaktualisierungen und -funktionen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben.
9. “Die Online-Buchungsplattform ist für uns zu teuer oder das Geld nicht wert”
Wenn die Reduzierung von Anrufen, die Einsparung von Verwaltungszeit, ein gutes Kundenerlebnis und die Steigerung des Umsatzes sich nicht gut genug anhören, lesen Sie, was Danielle über uns zu sagen hatte:
“Vetstoria hat die Art und Weise, wie wir bei Calder Vets arbeiten, enorm beeinflusst. Das Buchungssystem hat den Druck auf unsere Telefonleitungen und Mitarbeiter verringert. Seitdem wir Vetstoria nutzen, haben wir eine Zunahme positiver Kommentare über unseren Feedback-Service festgestellt, vor allem in Bezug auf die Einfachheit der Buchung und die Antwortraten.”
– Danielle Cooper, Praxismanagerin bei Calder Vets
10. “Tierhalter könnten online einen Notfalltermin vereinbaren”
Das ist eine häufige Sorge unserer Kunden, aber wir können Ihnen versichern, dass so etwas einfach nicht vorkommt. Vetstoria bearbeitet jährlich über eine Million Termine. Die einwandfreie Ausführung unseres Systems ist ein Beweis für seine Zuverlässigkeit.
Um dieses potenzielle Problem zu lösen, haben wir eine standardmäßige Vorbeugung für Buchungen von chirurgischen Eingriffen und Notfallterminen eingerichtet. Tierhalter können diese Optionen nicht ohne besondere Genehmigung auswählen.
Wir haben einen Abschnitt eingefügt, in dem Tierhalter einen Grund für den Termin angeben müssen. Dieser Abschnitt wird automatisch nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht und ermöglicht es uns, einen Termin entweder zu blockieren oder entsprechende Hinweise zu geben, bevor der Tierhalter die Buchung abschließt.
Möchten Sie ein Gespräch mit einem unserer Praxisberater führen und herausfinden, ob Vetstoria das Richtige für Sie ist?
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