Sommaire
- “Nous perdrons tout contrôle sur notre emploi du temps.”
- “Les propriétaires d’animaux ne sauront pas comment l’utiliser.”
- “Nous ne pouvons pas gérer les nouveaux clients en ligne.”
- “Les réservations en ligne peuvent créer des doubles réservations.”
- “Nous perdrons le contact humain avec nos clients.”
- “Nous n’avons pas le temps de mettre en place Vetstoria.”
- “La réservation en ligne est incluse dans le logiciel que nous avons déjà.”
- “Un nouveau logiciel sera difficile à utiliser.”
- “La plateforme de réservation en ligne est trop chère pour nous ou ne vaut pas l’investissement.”
- “Les propriétaires d’animaux pourraient prendre rendez-vous en ligne pour une urgence.”
Pour voir une explication de notre co-fondateur, Julien Poublon, qui parle des mythes associés à la réservation en ligne, regardez la vidéo ci-dessous.
Le concept de réservation en ligne vous fait-il penser : « Non, c’est chercher les ennuis » ?
Lorsque nous discutons avec les équipes vétérinaires et leur montrons ce que Vetstoria peut faire, elles sont souvent impressionnées par le gain de temps et l’amélioration de l’expérience client, et ont hâte de commencer. Cependant, nous rencontrons parfois des objections, jusqu’à ce que la clinique voie les résultats.
Voici neuf idées fausses et mythes courants concernant la réservation en ligne et Vetstoria, suivi de la vérité sur le sujet.
1. “Nous perdrons tout contrôle sur notre emploi du temps.”
Avec Vetstoria, vous gardez le contrôle sur la prise de rendez-vous de votre clinique vétérinaire. Nous avons méticuleusement développé notre plateforme au fil des ans avec des options de personnalisation sophistiquées qui répondent précisément aux besoins uniques de votre clinique.
Le résultat final ? Les rendez-vous sont pris avec précision : la durée et les créneaux horaires sont corrects, garantissant que chaque patient reçoit l’attention nécessaire. Par exemple, vous pouvez allouer plus de temps aux rendez-vous pour les animaux malades qu’aux vaccinations de routine, garantissant ainsi des soins optimaux pour chaque cas.
Les rendez-vous pour chiens ne se mettront pas dans les créneaux horaires réservés aux chats, et nous veillerons à ce qu’un vétérinaire allergique aux poils de lapin ne soit pas disponible pour les consultations de ceux-ci. Tout au long du processus d’intégration, nous privilégions la collaboration et la compréhension de vos besoins. La plateforme ne sera mise en ligne que lorsque vous aurez testé et approuvé son fonctionnement, vous donnant ainsi une confiance totale avant de franchir le pas.
2. “Les propriétaires d’animaux ne sauront pas comment l’utiliser.”
Nous comprenons l’inquiétude que les propriétaires d’animaux puissent accidentellement sélectionner la mauvaise option lors de l’utilisation de la plateforme. Pour y remédier, nous avons mis en place plusieurs mécanismes pour éviter les malentendus et garantir un processus de réservation fluide.
Lorsqu’un propriétaire d’animal sélectionne une option de rendez-vous, telle qu’une vaccination ou une consultation, nous affichons un message clair et précis pour clarifier toute confusion potentielle. De plus, avant de procéder à la réservation d’un rendez-vous, les propriétaires d’animaux doivent prendre connaissance d’un message d’avertissement et cocher une case pour indiquer qu’ils ont lu et compris les informations.
3. “Nous ne pouvons pas gérer les nouveaux clients en ligne.”
La gestion des nouveaux clients est en fait l’une de nos forces, et notre plateforme peut rationaliser l’ensemble du processus pour garantir une expérience harmonieuse pour vous et le nouveau propriétaire de l’animal.
Avec Vetstoria, vous pouvez automatiser la collecte des informations des propriétaires d’animaux. Cela permet de réduire les appels pour obtenir des informations sur les nouveaux clients et d’offrir un service personnalisé.
De plus, vous pouvez demander des paiements anticipés aux nouveaux clients lorsqu’ils prennent rendez-vous en ligne. Cette fonctionnalité de paiement anticipé sert de mesure pour prévenir les rendez-vous manqués, afin que vous puissiez utiliser votre temps efficacement.
4. “Les réservations en ligne peuvent créer des doubles réservations.”
Vous pouvez intégrer Vetstoria à votre PMS, pour synchroniser les rendez-vous en temps réel. De cette façon, votre équipe de réceptionnistes reste au courant de toutes les réservations et évite tout conflit d’horaire potentiel.
Lors du processus de réservation, nous prenons en compte deux facteurs cruciaux pour garantir la précision. Tout d’abord, lorsque nous proposons des créneaux horaires disponibles aux propriétaires d’animaux, nous vérifions les données de votre PMS pour nous assurer que ces créneaux sont réellement disponibles.
Deuxièmement, une fois qu’un propriétaire d’animal confirme le rendez-vous, Vetstoria effectue une autre vérification en temps réel avec votre PMS pour s’assurer qu’il n’y a pas de double réservation. Cela garantit que vous maintenez un agenda organisé et efficace, offrant une expérience de réservation fiable à votre équipe et à vos précieux clients.
5. “Nous perdrons le contact humain avec nos clients. ”
Nous avons interrogé 104 cliniques vétérinaires pour savoir si c’était le cas. La prise de rendez-vous en ligne entraîne-t-elle une perte de contact humain ? Et quel est son impact sur l’expérience des propriétaires d’animaux ?
Les résultats parlent d’eux-mêmes. 86 % des cliniques interrogées ont fait état de commentaires positifs de la part de leurs clients. Et plus de 85 % des cliniques ont déclaré que la réservation en ligne allait au-delà du gain de temps et avait un impact positif sur le niveau de service qu’elles offrent aux propriétaires d’animaux. Voici une citation d’une clinique vétérinaire utilisant la réservation en ligne:
“Sans que le téléphone ne sonne sans arrêt, nous pouvons prendre notre temps avec chaque appel téléphonique plutôt que d’avoir l’impression d’être sur un tapis roulant.”
[Traduit de l’anglais vers le français]
Zephanie, Vet and Director, Shepherds the Vets, Wales
Les cliniques qui proposent la réservation en ligne affichent des taux de satisfaction de plus de 94 % (données Vetstoria, 2022). C’est pourquoi les compagnies aériennes, les restaurants, les coiffeurs et les cinémas ont adopté ce système depuis longtemps : il fait gagner du temps à leurs équipes et les clients le trouvent pratique. Alors pourquoi pas vous ?
6. “Nous n’avons pas le temps de mettre en place Vetstoria.”
La mise en place de Vetstoria ne prend que 1 à 2 appels. C’est un temps que vous récupérerez en un jour après la mise en service de Vetstoria. Pour vous faciliter la tâche, nous avons une équipe dédiée qui vous aide à configurer Vetstoria pour répondre aux besoins de votre clinique. L’hôpital vétérinaire St. Francis, client de Vetstoria, a été mis en service dans les 72 heures suivant son inscription – preuve de la rapidité avec laquelle il est possible de démarrer avec Vetstoria.
Découvrez à quel point il a été facile pour Petsadena de configurer Vetstoria dans la vidéo ci-dessous.
7. “La réservation en ligne est incluse dans le logiciel que nous avons déjà. ”
Il y a beaucoup de confusion entre la prise de rendez-vous en ligne et la demande de rendez-vous en ligne. La prise de rendez-vous en ligne implique que le client consulte la disponibilité en temps réel de l’agenda de votre clinique, choisisse et réserve un créneau, et reçoive une confirmation instantanée au moment de la réservation. La demande de rendez-vous implique généralement qu’un client demande un créneau horaire spécifique pour un rendez-vous, auquel votre équipe répond lorsqu’elle le peut.
Pour en savoir plus sur la différence entre la demande et la réservation de rendez-vous en ligne, lisez notre blog ici.
Donc, à moins que votre PMS n’offre une confirmation instantanée – sans travail pour votre équipe – vous aurez toujours besoin d’une plateforme de réservation en ligne comme Vetstoria.
Vetstoria s’intègre avec plus de 30 systèmes de gestion de clinique, trouvez le vôtre ici.
8. “Un nouveau logiciel sera difficile à utiliser.”
Le meilleur atout de Vetstoria est qu’il fonctionne en arrière-plan. Une fois que vous l’avez connecté à votre système de gestion de clinique et configuré, vous n’avez pas besoin de vous connecter à Vetstoria, sauf si vous souhaitez apporter des modifications ou essayer une nouvelle fonctionnalité.
Nous avons une grande équipe d’anciens professionnels vétérinaires sympathiques qui vous guideront tout au long du processus d’installation, ainsi qu’une équipe d’assistance pour vous aider à effectuer les ajustements nécessaires quand vous le souhaitez. Vous êtes donc entre de bonnes mains et n’avez rien à craindre. Nous proposons également du matériel d’apprentissage via notre base de connaissances et des webinaires réguliers sur les mises à jour et les fonctionnalités des produits afin que vous puissiez rester à jour.
9. “La plateforme de réservation en ligne est trop chère pour nous ou ne vaut pas l’investissement.”
Si réduire les appels, gagner du temps administratif, offrir une bonne expérience à vos clients et augmenter vos revenus ne valent pas la peine, découvrez ce que Danielle avait à dire à notre sujet :
“Vetstoria a eu un impact énorme sur notre façon de travailler chez Calder Vets. Le système de réservation a réduit la pression sur nos lignes téléphoniques et nos associés. Nous avons constaté une augmentation des commentaires positifs via notre service de feedback depuis que nous utilisons Vetstoria, principalement en ce qui concerne la facilité de réservation et les taux de réponse.”
[Traduit de l’anglais vers le français]
– Danielle Cooper, Practice Manager at Calder Vets
10. “Les propriétaires d’animaux pourraient prendre rendez-vous en ligne pour une urgence.”
C’est une préoccupation courante chez nos clients, mais soyez assurés que de tels incidents ne se produisent tout simplement pas. Vetstoria traite plus d’un million de rendez-vous par an, l’exécution sans faille de notre système témoigne de sa fiabilité.
Pour résoudre ce problème potentiel, nous avons mis en place une prévention par défaut pour les réservations d’interventions chirurgicales et de rendez-vous d’urgence. Les propriétaires d’animaux ne pourront pas sélectionner ces options sans autorisation spécifique.
Nous avons inclus une section où les propriétaires d’animaux doivent indiquer la raison du rendez-vous. Cette section est automatiquement analysée à la recherche de mots-clés spécifiques et nous permet soit de bloquer un rendez-vous, soit de fournir des conseils pertinents avant que le propriétaire de l’animal ne finalise la réservation.
Vous souhaitez discuter avec l’un de nos consultants en gestion de clinique et voir si Vetstoria vous convient ?
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