Customer Story
Vetstoria at Kölle Zoo: Improving Efficiency, Reducing Walk-ins, and Boosting Revenue
2100+
appointments bookings made
Of the 2100+ appointments made, over 960 came from the Floating Widget. (This data is from January 01 to December 31 2024)
48%
out-of hours bookings
(This data is from January 01 to December 31 2024)
18%
new clients
Almost 20% of online appointments over the last year came from new clients. (This data is from January 01 to December 31 2024)
'The biggest advantages are calmer mornings, fewer walk-ins, increased profitability, and a high number of out-of-hours bookings.'
When we interviewed Thorsten Neunzig, Vet and Owner of Kölle Zoo, he had a lot of interesting things to say about Vetstoria. Neunzig believes Vetstoria enhances the overall client experience by offering convenient appointment booking and also mentions that many long-standing clients have continued their loyalty to the clinic.
But when he asked him what has been the most significant impact he has seen in the clinic, this is what he had to say.
“The ability for clients to schedule appointments at their convenience has greatly improved clinic operations.”
'Our team was looking for an option to simplify appointment scheduling and Vetstoria emerged as the best fit.'
Thorsten mentioned that the key factors that led to choosing Vetstoria was the primary motivation of offering online appointment scheduling. Initially, the clinic team was searching for a solution that would streamline their scheduling processes, and Vetstoria emerged as the perfect fit.
The decision to adopt Vetstoria was also influenced by a recommendation from Animana, which introduced the clinic to the platform as a solution to alleviate the heavy workload faced by the nurses and reception staff.
"We wanted to automate our appointment scheduling within the clinic as the phone was ringing constantly. When we got Vetstoria we saw a massive difference in our workflow efficiency. The full potential of the system became clear only later, although we are currently using it in a rather basic way. I can only imagine what it would do when we use it to its full potential."
'With Vetstoria, the team works more easily and feels less burdened.'
Before Vetstoria, the clinic experienced a high volume of phone calls, placing a significant burden on the team. According to Thorsten Neunzig, after implementing Vetstoria, there has been a noticeable reduction in phone call volume.
Although he does not have exact figures, he emphasised that the decrease is evident, and the team feels the difference in their daily workload. The clinic environment has become more relaxed, and staff members feel less overwhelmed by incoming calls.
“If you ask me how much reduction in phone calls we have seen with Vetstoria, I don’t have exact numbers, but I can say it’s more of a noticeable feeling. We can definitely tell that there are fewer calls, and overall, things feel less hectic at the front desk. The team works more easily and feels less burdened.”
'My staff happily adopted Vetstoria and they love that it has reduced their workload'
A common concern raised is how the staff and receptionists would respond to the introduction of a booking tool in the clinic.
When we asked Neunzig the same, he assured that there were no such concerns. On the contrary, the staff have embraced the platform positively, appreciating the efficiency it brings to their workflow.
“There have been no issues, whatsoever. In fact, my staff are very happy with it and have embraced it positively. The system integrates seamlessly into our workflow, and the staff found it easy to use.”
Neunzig concluded by stating that the transition to Vetstoria has made daily operations easier for both staff and clients, creating a more efficient and stress-free environment in the clinic.
“Not only the staff but most clients have also welcomed the change and have adapted well to the convenience Vetstoria provides.”
'Before Vetstoria’s online booking, mornings used to be hectic, but now it’s much more manageable.'
Thorsten described how mornings at his clinic used to be hectic, with numerous walk-in clients arriving without appointments, creating a stressful environment for both staff and clients. However, the introduction of Vetstoria’s online booking system brought significant improvements by allowing patients to schedule appointments at any time, even during late hours.
Beyond streamlining daily operations, Vetstoria’s customisation capabilities have also played a crucial role in meeting the clinic’s specific needs. For the clinic, everything functioned seamlessly, and any minor issues were promptly resolved.
“Vetstoria is tailored to our needs, including the number of veterinarians, booking columns, and the design options for them. We haven’t faced any issues, and if there were any, they were resolved promptly.”
"Our schedule is now well-organised, with only a few walk-in clients without appointments. Before online booking, mornings used to be hectic, but now it’s much more manageable. This shift has reduced early-morning congestion and resulted in a smoother, more organised workflow for the entire team."
'Our revenue has increased since implementing Vetstoria.'
When asked about the financial impact, Neunzig acknowledged that Vetstoria has positively influenced the clinic’s revenue. While factors such as fee adjustments and expanded service offerings have contributed to their growth, Vetstoria remains an integral part of their operational strategy.
“Our revenue has increased since implementing Vetstoria. While other factors such as fee adjustments and expanded services have played a role, Vetstoria is a crucial part of our growth and an indispensable tool.”
“Initially, the question arose as to whether the investment would be worth it. However, it quickly became clear that the reduction in workload far outweighs the costs. In our view, the price-performance ratio is excellent.”
'Majority of our clients are happy with the convenience of online booking.'
'With Vetstoria, our staff are now able to finish their work earlier.'
One of the most notable time-saving improvements Vetstoria has enabled is the optimisation of staff work hours. While the clinic initially maintained an hour-long break, the team has now opted for a shorter break to finish their work earlier. This shift has been made possible by the efficiency Vetstoria brings to daily operations.
“The Vetstoria team is always there with their support and respond promptly.”
Neunzig loves the Vetstoria’s support team, highlighting their prompt responses and comprehensive assistance. He noted that any queries he had were addressed quickly, ensuring smooth operations.
“The experience with Vetstoria team has been excellent. They respond promptly, and I get all the support I need without any delays.”
"While we always had an hour-long break, now staff prefer a shorter break to leave work earlier. They are able to do this because Vetstoria has helped optimise their workday, making it less stressful."
'Addressing internal concerns and creating a positive staff experience are crucial for successful implementation.'
We asked Neunzig what advice he would give other clinics looking to increase their appointments, he emphasised the importance of ensuring staff feel comfortable with the system for smooth working within the clinic.
"It's crucial to address staff concerns and ensure they are comfortable with the tool. Understanding and resolving internal challenges can help in smooth adoption."
'My favourite feature of Vetstoria is the statistics feature which helps me monitor clinic performance and ensure everything is running smoothly.'
'I have already started recommending Vetstoria to colleagues when discussing clinic management solutions.'
Neunzig highly recommends Vetstoria to other clinics and has already shared his positive experience with colleagues. He noted that the system’s effectiveness depends on the existing setup within each clinic, but in his experience, Vetstoria has been an excellent addition.
“We are very satistisfied with Vetstoria. In fact, I have already started recommending the tool to my colleagues and will continue to recommend.”
Vetstoria’s real-time online booking drastically reduces phone calls and keeps you in control.
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Thorsten Neunzig, Practice Owner, Kölle Zoo
Thorsten Neunzig turned his lifelong passion for animals into a career after an early experience in human medicine as a paramedic. He studied veterinary medicine in Munich, obtaining his license in 1999. Following his training at the Roman Villa animal clinic in Longuich under Mr. Backhaus, he established his own veterinary practice at Kölle Zoo in Ludwigshafen in 2003.
Thorsten specialises in holistic veterinary medicine, focusing on minimising chemical treatments to enhance the well-being of his patients. He leads a dedicated team of 20 employees, tackling new challenges together every day. Thorsten is married with three children, two dogs, a cat, and two horses.
Vetstoria bei Kölle Zoo: Effizienz steigern, Laufkundschaft reduzieren und Umsatz steigern
2100+
Gebuchte Termine
Von den über 2100 gebuchten Terminen kamen mehr als 960 über das Floating Widget. (Diese Daten stammen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2024.)
48%
OOH (außerhalb der Geschäftszeiten)
(Diese Daten stammen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2024.)
18%
Neukunden
Fast 20% der Online-Termine im letzten Jahr kamen von neuen Kunden. (Diese Daten stammen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2024.)
'Die größten Vorteile sind ruhigere Morgenstunden, weniger wartende Laufkundschaft, höhere Rentabilität und eine hohe Anzahl an Buchungen außerhalb der Geschäftszeiten.'
Als wir mit Tierarzt Thorsten Neunzig, Inhaber von Tierarztpraxis im Kölle Zoo, sprachen, hatte er viel Interessantes über Vetstoria zu berichten. Thorsten ist überzeugt, dass Vetstoria das Kundenerlebnis erheblich verbessert, indem es eine bequeme Terminbuchung ermöglicht. Er betont außerdem, dass viele langjährige Kunden der Praxis treu geblieben sind.
Auf die Frage nach den größten Auswirkungen auf die Praxis antwortete er:
“Die Möglichkeit für Kunden, Termine nach ihrem eigenen Zeitplan zu buchen, hat die Abläufe in der Praxis erheblich verbessert.”
'Unser Team suchte nach einer Möglichkeit, die Terminplanung zu vereinfachen, und Vetstoria war die perfekte Lösung.'
Thorsten Neunzig erklärte, dass der Hauptgrund für die Entscheidung für Vetstoria das Ziel war, die Online-Terminvereinbarung anzubieten. Die Praxis suchte nach einer Lösung, um den Terminplanungsprozess zu optimieren, und Vetstoria erwies sich als die ideale Wahl.
Ein weiterer entscheidender Faktor war die Empfehlung seitens Animana, die Vetstoria als Lösung zur Entlastung des überlasteten Praxispersonals vorschlug.
"Wir wollten die Terminplanung in der Praxis automatisieren, da das Telefon ständig klingelte.
Mit Vetstoria haben wir einen massiven Unterschied in der Effizienz unserer Abläufe festgestellt."
'Mit Vetstoria arbeitet das Team entspannter und fühlt sich weniger belastet.'
Vor der Einführung von Vetstoria hatte die Praxis mit einem hohen Anrufvolumen zu kämpfen, was das Team stark belastete. Nach der Implementierung von Vetstoria verzeichnete die Praxis eine deutliche Reduzierung der Telefonanrufe.
“Ich habe keine genauen Zahlen, aber ich kann sagen, dass die Reduzierung deutlich spürbar ist. Das Team fühlt sich weniger gestresst, und die Arbeitsatmosphäre ist entspannter.”
'Mein Team hat Vetstoria gerne angenommen und liebt es, dass es ihre Arbeitsbelastung reduziert hat.'
Eine häufige Sorge ist, wie das Personal und die Rezeptionisten auf die Einführung eines Buchungssystems in der Praxis reagieren würden.
Als wir Thorsten Neunzig diese Frage stellten, versicherte er uns, dass es keinerlei Bedenken gab. Im Gegenteil, das Team hat die Plattform positiv aufgenommen und schätzt die Effizienz, die sie in den Arbeitsablauf bringt.
“Es gab keinerlei Probleme. Mein Team ist sehr zufrieden mit Vetstoria und hat es positiv angenommen. Das System integriert sich nahtlos in unseren Arbeitsablauf, und das Personal fand es einfach zu bedienen”
Thorsten Neunzig fasste zusammen, dass der Übergang zu Vetstoria den Arbeitsalltag sowohl für das Team als auch für die Kunden erleichtert hat, wodurch ein effizienteres und stressfreieres Umfeld in der Praxis geschaffen wurde.
“Nicht nur das Personal, sondern auch die meisten Kunden haben die Veränderung begrüßt und sich gut an die Bequemlichkeit, die Vetstoria bietet, angepasst.”
'Vor der Online-Buchung mit Vetstoria waren unsere Morgen hektisch, aber jetzt sind sie viel besser zu bewältigen.'
Thorsten Neunzig beschrieb, wie hektisch die Morgenstunden in seiner Praxis früher waren, da zahlreiche Kunden ohne Termin erschienen, was sowohl für das Personal als auch für die Kunden eine stressige Situation darstellte. Die Einführung des Online-Buchungssystems von Vetstoria hat jedoch erhebliche Verbesserungen mit sich gebracht, da Patienten nun jederzeit, sogar zu späten Stunden, Termine vereinbaren können.
Neben der Optimierung der täglichen Abläufe haben auch die Anpassungsmöglichkeiten von Vetstoria eine entscheidende Rolle dabei gespielt, die spezifischen Bedürfnisse der Praxis zu erfüllen. Für die Praxis funktionierte alles reibungslos, und kleinere Probleme wurden umgehend behoben.
“Vetstoria ist auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten, einschließlich der Anzahl der Tierärzte, Buchungsspalten und deren Gestaltungsmöglichkeiten. Wir hatten keinerlei Probleme, und wenn es welche gab, wurden sie schnell gelöst.”
"Unser Terminplan ist jetzt gut organisiert, mit weniger Laufkunden ohne Termin. Vor der Online-Buchung waren die Morgen hektisch, aber jetzt sind sie viel besser zu bewältigen. Diese Veränderung hat die morgendliche Überlastung reduziert und zu einem reibungsloseren, besser organisierten Arbeitsablauf für das gesamte Team geführt."
"Unser Terminplan ist jetzt gut organisiert, mit weniger Laufkunden ohne Termin. Vor der Online-Buchung waren die Morgen hektisch, aber jetzt sind sie viel besser zu bewältigen. Diese Veränderung hat die morgendliche Überlastung reduziert und zu einem reibungsloseren, besser organisierten Arbeitsablauf für das gesamte Team geführt."
'Unser Umsatz ist seit der Einführung von Vetstoria gestiegen.'
Auf die Frage nach den finanziellen Auswirkungen bestätigte Thorsten Neunzig, dass Vetstoria einen positiven Einfluss auf den Umsatz der Praxis hatte. Während Faktoren wie Gebührenanpassungen und erweiterte Serviceangebote zum Wachstum beigetragen haben, bleibt Vetstoria ein wesentlicher Bestandteil ihrer Betriebsstrategie.
“Unser Umsatz ist seit der Einführung von Vetstoria gestiegen. Während andere Faktoren wie Gebührenanpassungen und erweiterte Dienstleistungen eine Rolle gespielt haben, ist Vetstoria ein entscheidender Teil unseres Wachstums und ein unverzichtbares Tool.”
“Anfangs stellte sich die Frage, ob sich die Investition lohnen würde. Doch es wurde schnell klar, dass die Reduzierung der Arbeitsbelastung die Kosten bei weitem übertrifft. Aus unserer Sicht ist das Preis-Leistungs-Verhältnis ausgezeichnet.”
'Die Mehrheit unserer Kunden ist mit der Bequemlichkeit der Online-Buchung zufrieden.'
'Mit Vetstoria kann unser Team jetzt früher Feierabend machen.'
Eine der bemerkenswertesten zeitsparenden Verbesserungen, die Vetstoria ermöglicht hat, ist die Optimierung der Arbeitszeiten des Personals. Während die Praxis ursprünglich eine einstündige Pause einhielt, hat sich das Team nun für eine kürzere Pause entschieden, um früher Feierabend zu machen. Diese Veränderung wurde durch die Effizienz ermöglicht, die Vetstoria in den täglichen Betrieb bringt.
“Das Vetstoria-Team steht immer zur Verfügung und reagiert schnell.”
Thorsten Neunzig schätzt das Support-Team von Vetstoria sehr und hebt deren schnelle Reaktionszeiten und umfassende Unterstützung hervor. Er bemerkte, dass alle seine Anfragen umgehend bearbeitet wurden, wodurch ein reibungsloser Betrieb sichergestellt ist.
“Meine Erfahrung mit dem Vetstoria-Team war ausgezeichnet. Sie reagieren schnell und ich erhalte die Unterstützung, die ich brauche, ohne Verzögerungen.”
"Früher hatten wir immer eine einstündige Pause, aber jetzt bevorzugen die Mitarbeiter eine kürzere Pause, um früher nach Hause zu gehen. Dies ist möglich, weil Vetstoria ihren Arbeitstag optimiert und den Stress reduziert hat."
"Die Berücksichtigung interner Bedenken und die Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung."
"Die Berücksichtigung interner Bedenken und die Schaffung einer positiven Mitarbe-itererfahrung sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung."
Wir haben ThorstenNeunzig gefragt, welchen Rat er anderen Praxen geben würde, die ihre Terminbuchungen steigern möchten. Er betonte die Wichtigkeit, sicherzustellen, dass sich das Personal mit dem System wohlfühlt, um einen reibungslosen Ablauf in der Praxis zu gewährleisten.
“Es ist entscheidend, die Bedenken des Personals ernst zu nehmen und sicherzustellen, dass sie sich mit dem Tool wohlfühlen. Das Verstehen und Lösen interner Herausforderungen kann eine reibungslose Einführung erleichtern”
"Es ist entscheidend, die Bedenken des Personals ernst zu nehmen und sicherzustellen, dass sie sich mit dem Tool wohlfühlen. Das Verstehen und Lösen interner Herausforderungen kann eine reibungslose Einführung erleichtern"
"Es ist entscheidend, die Bedenken des Personals ernst zu nehmen und sicherzustellen, dass sie sich mit dem Tool wohlfühlen. Das Verstehen und Lösen interner Heraus-forderungen kann eine reibungslose Einführung erleichtern"
'Mein Lieblingsfeature von Vetstoria ist die Datenanalyse die mir hilft, die Leistung der Praxis zu überwachen und sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.'
'Ich habe Vetstoria bereits begonnen, Kollegen bei Gesprächen über Praxismanagementlösungen zu empfehlen.'
'Ich habe Vetstoria bereits begonnen, Kollegen bei Gesprächen über Praxis-managementlösungen zu empfehlen.'
Thorsten Neunzig empfiehlt Vetstoria anderen Praxen und hat seine positiven Erfahrungen bereits mit Kollegen geteilt. Er bemerkte, dass die Effektivität des Systems von der bestehenden Einrichtung in jeder Praxis abhängt, aber in seiner Erfahrung war Vetstoria eine ausgezeichnete Ergänzung.
“Wir sind mit Vetstoria sehr zufrieden. Tatsächlich habe ich das Tool bereits meinen Kollegen empfohlen und werde dies auch weiterhin tun.”
Die Echtzeit-Online-Buchung von Vetstoria reduziert die Anzahl der Telefonanrufe drastisch und sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle behalten. Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo bei uns und sehen Sie, wie wir Ihnen beim Wachstum helfen können!
Thorsten Neunzig, Praxisinhaber, Kölle Zoo
Das Hobby zum Beruf machen. Schon von Kind an, habe ich mich gerne um Tiere gekümmert. Nach einem Ausflug in die Humanmedizin als Rettungssanitäter im Zivildienst lag die Entscheidung nahe, Tiermedizin zu studieren. Das tat ich dann auch in München und erlangte im Jahre 1999 meine Approbation zum Tierarzt. Meine Lehrjahre verbrachte ich in der Tierklinik zur römischen Villa in Longuich bei Herrn Backhaus. Die „Lehre“ war so erfolgreich, dass ich mich nach 4 Jahren, am 1. August 2003, hier in Ludwigshafen mit der Tierarztpraxis im Kölle-Zoo selbständig machen konnte. Mein Hauptaugenmerk gilt der ganzheitlichen Tiermedizin.
Ich möchte meinen Patienten helfen, möglichst ohne schädliche chemische Medikamente auszukommen und so für ein lebenswerteres Leben sorgen. Ich bin verheiratet, habe 3 Kinder. Zur Familie gehören auch 2 Hunde, 1 Katze und zwei Pferde. Die Arbeit im Team mit annähernd 20 Mitarbeitern macht mir sehr viel Freude, sie bringt jeden Tag neue Herausforderungen und Anforderungen, die wir gemeinsam lösen.
